چک لیست تشریفات اداری در پذیرایی جلسات اداری و سازمانی

چک لیست تشریفات اداری در پذیرایی جلسات اداری و سازمانی

نکات مهمی که در تهیه چک لیست تشریفات اداری نباید فراموش شود به شرح زیر است:

• تهیه بسته پذیرایی آماده
• تهیه بسته پذیرایی دلخواه
• قرار دادن قندان، دستمال کاغذی، لیوان و … روی میز قبل از برگزاری جلسه از موارد مهمی است که باید در چک لیست تشریفات اداری بگنجانید.
• در مورد نوع پذیرایی، تعداد مهمان‌ها و اقلام پذیرایی اطلاعات کافی داشته باشید.
• نوشیدنی گرم (چای، نسکافه، قهوه)
• نوشیدنی سرد (آب معدنی، آب میوه، شربت)
• میوه‌ها به‌خوبی شسته شود و بعد از شستشو خشک شود و تا قبل از زمان پذیرایی در کیسه در بسته قرار داده شود.
• ترجیحاً بهتر است میوه قبل از جلسه روی میز قرار گیرد.
• بشقاب میوه‌خوری، کارد و چنگال به تعداد کافی تهیه کنید.
• وسایل پذیرایی ست و از یک نوع و مارک باشند.
• تا جایی که ممکن است در کمترین میزان ممکن وارد سالن شوید.
• در زمان پذیرایی لبخند بزنید.
• از تمیز بودن قاشق‌ها، بشقاب‌ها، چنگال‌ها، لیوان‌ها و استکان‌ها مطمئن شوید. قبل از پذیرایی با دستمال مرطوب سفید و بدون پرز همه آن‌ها را تمیز کنید.
• از کافی بودن تعداد صندلی‌ها، تعداد لوازم و موارد پذیرایی مطمئن شوید.
• ابتدا از مهمان‌ها و سپس از میزبان‌ها پذیرایی کنید.
• بهتر است طبق ترتیب مقام و جایگاه پذیرایی کنید.

 چک لیست تشریفات اداری؛ چک لیست همایش

برگزاری همایش‌ و سمینار نیاز به هماهنگی‌های بسیاری دارد تا تمام ایده‌ها و اهدافی که برگزارکنندگان در نظر دارند، اجرا شود.

در ادامه نمونه کاملی از یک چک لیست تشریفاتی اداری جهت برگزاری همایش ارائه می‌شود. با توجه به این چک لیست تشریفات اداری، نکته جامانده و فراموش شده‌ای در فهرست کارهای خود نخواهید داشت.

نکات مهم چک لیست تشریفات اداری برای برگزاری همایش عبارتند از:

1. عنوان همایش
2. نوع همایش
3. زمان برگزاری
4. دبیر همایش/ ریاست اجلاس
5. تعداد مدعوین داخلی
6. تعداد مدعوین خارجی
7. تعداد کل شرکت‌کنندگان
8. ایجاد واحد ثبت‌نام شرکت‌کنندگان در همایش
9. تبیین و رزرو محل برگزاری همایش
10. رزرو محل اسکان میهمانان خارجی و داخلی
11. طراحی و چاپ کلیه امور تبلیغاتی شامل: تهیه دعوت‌نامه و ارسال به مدعوین
12. پوستر
13. لوگو
14. سربرگ
15. فولدر
16. دفترچه سفر شامل: برنامه اجلاس، نقشه اطلاعات تهران، ایران و شماره تلفن‌های ضروری
17. بنر پشت سن
18. چاپ استند راهنما
19. استندهای خوش‌آمدگویی
20. کارت دعوت افتتاحیه
21. هماهنگی با مراجع ذی‌ربط جهت برگزاری همایش (وزارت امور خارجه، بهداشت، ارتباطات راه‌وترابری، شهرداری، صداوسیما، نیروی انتظامی، راهنمایی و رانندگی و رسانه‌ها)
22. کارت دعوت ضیافت
23. کارت دعوت اختتامیه
24. کارت سینه
25. پلاکارد، بیلبورد و استند
26. پاکت 5A، 4A
27. بروشور و بولتن طبق صورتجلسه مندرج در چک لیست تشریفات اداری
28. کنداکتور اجلاس
29. احداث خوابگاه‌ها، نهارخوری و نمازخانه موقت در زمان اجلاس
30. فوریت‌های پزشکی به همراه خودروی اورژانس
31. واحد مستقر آتش‌نشانی
32. صندوق بانک شعبه ریالی و ارزی
33. تجهیز مکان مناسب جهت استقرار ستاد اجرایی و دبیرخانه
34. راه‌اندازی واحد بین‌الملل شامل «مدیر، مترجم، کارشناس، تایپیست، کارپرداز، منشی»
35. تجهیزات دبیرخانه‌ای شامل «تلفن، تلفن سانترال، کامپیوتر، پرینتر، دستگاه کپی، فاکس، تجهیزات اداری»
36. تخصیص محل دبیرخانه موقت اجلاس از تاریخ عقد قرارداد تا پایان اجلاس
37. تجهیز دبیرخانه داخلی
38. ایجاد واحد بین‌الملل جهت دعوت از میهمانان کشورهای خارجی
39. پیش‌بینی انبار تدارکاتی و پشتیبانی
40. آماده‌سازی دفتر رئیس همایش
41. آماده‌سازی مکان‌های مناسب جهت برگزاری جلسات تخصصی
42. آماده‌سازی مکان‌های مناسب جهت برگزاری جلسات جانبی و کارگاه‌ها
43. آماده‌سازی مکان‌های مناسب جهت برگزاری جلسات محرمانه ستادی
44. اعلام زمان نصب و توزیع پوسترها جهت فراخوان
45. طراحی و ساخت تریبون و یک راند سن (دکور)
46. ساخت باجه تحویل امانات (موبایل، کیف و …)
47. تهیه البسه هماهنگ جهت کلیه عوامل اجرایی و تشریفاتی
48. امور مورد نیاز کمیته اطلاع رسانی شامل «دستگاه فاکس، گوشی تلفن، اینترنت و کپی پرسرعت»
49. گل‌آرایی و آذین‌بندی، زیباسازی سالن‌های افتتاحیه
50. مترجمین هم‌زمان زبان‌های انگلیسی، عربی، روسیه، فرانسه و ترکی
51. مترجمین کتبی
52. مترجمین همراه
53. انجام امور گمرکی فرودگاه‌ها
54. تأمین نیروی خدمات و نظافت عمومی
55. تأمین نیروی راهنما
56. تأمین نیروی کارشناسی
57. تأمین نیروی دبیرخانه و بین‌الملل
58. پیش‌بینی ترابری و لجستیک در طول ایام حضور میهمانان خارجی در هتل و محل اجلاس با خودروهای تشریفاتی
59. بنز تشریفات روسای هیئت
60. ماشین تشریفات
61. اتوبوس تشریفات
62. مینی‌بوس تشریفات
63. تأمین نیروی توزیع هدایا و جوایز
64. تأمین نیروهای قسمت check side به همراه سیستم‌های کامپیوتر
65. تأمین نیروی میز پروتوکل هتل محل اقامت
66. انتخاب مدیر تشریفات و هماهنگی در خصوص چک لیست تشریفات اداری
67. جایگاه اختصاصی تشریفات فرودگاه CIP
68. پاویون دولت (هماهنگی با نهاد محترم ریاست جمهوری)
69. کارشناس میز پروتکل فرودگاه
70. تأمین نیروی توزیع هدایا و جوایز
71. سرویس و تجهیز هتلینگ در صورت اختصاص فضای غیر از هتل که می‌بایست به عنوان هتل استفاده گردد مانند: میهمان سراها یا فضاهای مشابه
72. خدمات زمینی بار مسافرین
73. انجام امور روادید و هماهنگی CIP و پاوین دولت
74. . هماهنگی با دفتر هواپیمایی ج.ا.ا و برخی آژانس‌های هواپیمایی برای همکاری در مواقعی که تاریخ و بلیت پروازی میهمانان
75. هواپیمایی اختصاصی
76. پرواز چارتر
77. انجام کلیه امور آماری، نظرسنجی عمومی، فنی، کیفی، تکمیل فرم راهبردی و …
78. تأییدیه برق منطقه‌ای، آب، مخابرات و …
79. تهیه پرچم کشورهای مدعو جهت نصب در سالن اجلاس (تشریفات و اهتزاز- رومیزی)
80. تاکسی سرویس
81. تنظیم برنامه‌های بازدید سیاحتی ویژه میهمانان خارجی و تورهای داخل شهر (بازدید- خرید)
82. تور گاید برای شهرهای مختلف گردشگری
83. تمهیدات تشریفاتی از بدو ورود تا هنگام خروج در فرودگاه، هتل، محل برگزاری
84. طراحی و راه‌اندازی سایت اجلاس بر اساس نیاز کمیته‌های تخصصی و اهداف اجلاس
85. ژنراتور برق
86. هواساز و تهویه
87. تقویت کننده موبایل
88. تعیین مجری و اداره‌کننده مراسم روزهای مجالس
89. تعیین قاری کلام ا… برای برنامه‌های ایام اجلاس (افتتاحیه، اختتامیه و سایر مراسم‌های رسمی اجلاس)
90. نورپردازی حرفه‌ای جهت سالن اصلی و نمایشگاه جانبی
91. سیستم صوتی حرفه‌ای در داخل سالن‌ها، کارگاه‌های جانبی، نمایشگاه و خارج سالن
92. نمایشگر جهت ارائه سخنرانی
93. پذیرایی میان وعده نهار و شام نیروهای یگان حفاظت
94. پذیرایی میان وعده نهار شام نیروهای اجرایی
95. پذیرایی نهار برای مقامات
96. گروه حفاظت و امنیت اجلاس
97. پذیرایی صبحانه و نهار و میان وعده و شام
98. محل اسکان پرسنل حفاظت و امنیت
99. آماده‌سازی محل‌های پذیرایی به همراه سرویس کامل پذیرایی و میهمان‌دار تشریفات
100. هدیه سنتی ایرانی جهت میهمانان خارجی و هدیه مخصوص VIP
101. نرم‌افزار مخصوص ثبت‌نام صدور کارت و صدور گواهی و نمره بندی گواهینامه
102. بالن‌های گازی و بادی همراه به حک آرم و شعار
103. تهیه و ساخت مولتی‌مدیا (حاوی اطلاعات مربوط به همایش و اسپانسرها)
104. طراحی و ساخت کتیبه و سر در ورودی محل برگزاری
105. نصب و راه‌اندازی شبکه اینترنت پرسرعت و بی‌سیم
106. برپایی غرفه عکس و تدارکات حمل ویژه عکسبرداری
107. گروه فیلم‌برداری ویژه جهت ساخت کلیپ
108. گروه عکس‌برداری جهت اهدای عکس به مدعوین بر پایه غرفه عکس و تدارکات حمل‌ونقل ویژه عکس‌برداری
109. تهیه کلیپ‌های صوتی و تصویری
110. گروه فیلم‌برداری با ادوات کاملاً حرفه‌ای و تجهیزات میکس و مونتاژ به همراه سوئیچ
111. تهیه سی دی عکس‌های مربوط به مراسم (آلبوم دیجیتال)
112. ویدئو پروجکشن به همراه سیستم و پرده نمایش
113. نیم‌پلیت و استندهای رومیزی اسامی سخنرانان و سازمان‌های مدعو
114. نقشه‌کشی پلان نمایشگاه و پیش بینی اولیه در چک لیست تشریفات اداری
115. اجرای نمایشگاه با سازه اسپیس فریم- پانل
116. سازه‌های Space جهت بناهای Out door
117. تزیین غرفه‌های نمایشگاه
118. وسایل اضافی و تجهیزات نمایشگاهی- میز و صندلی و ویترین
119. آماده‌سازی میز اطلاعات
120. پیجر و رادیوی نمایشگاه
121. غرفه‌سازی نمایشگاه
122. کامپیوتر به‌همراه پرینتر، اسکنر، کپی سریع و حرفه‌ای
123. اورهد پروجکشن
124. میکروفن (یقه‌ای- بی‌سیم)
125. دستگاه ترجمه هم‌زمان به‌همراه هدفون
126. تلویزیون‌های پلاسما و LCD جهت تبلیغات
127. دیتا پروجکشن به‌همراه پرده نمایش، سازه و نوت‌بوک
128. تلفن و فاکس
129. تجهیزات سخت افزاری شبکه LAN و اینترنت (بهتر است در این مورد امنیت در استفاده از وای فای عمومی را مدنظر قرار دهید.)
130. تجهیزات الکترونیکی مانند تلویزیون، DVD Player ، VCD Player
131. نصب دوربین‌های مدار بسته و اتصال آن به کامپیوتر و لپ تاپ جهت مدیریت بهتر جلسه (برای کسب اطلاعات در خصوص نحوه اتصال دوربین مداربسته با لپ تاپ کلیک کنید.)